合法完善的企業規章制度，有助于提升勞動者的積極性，增強企業的凝聚力和勞動者的歸屬感，從而幫助企業實現規范管理和依法合規經營。企業規章制度的內容非常廣泛，包括企業經營管理的各個方面，通常分為直接涉及勞動者切身利益的制度和不直接涉及勞動者切身利益的制度兩大類。

實踐中，不涉及勞動者切身利益規章制度的制定，屬于企業經營自主權的范圍，主要是指企業的會計財務制度、市場銷售制度等，法律對其制定程序并未有明確的規定，其內容不違法即可。而國家現行法律、法規對直接涉及勞動者切身利益的企業規章制度有明確的規定，一旦違法會給企業造成負面影響和損失。現就該類企業制度的合法性問題做如下法律風險提示：

規章制度的生效

我國目前尚無關于這類規章制度的專門性法律，有關規章制度的規定散見于《勞動法》《勞動合同法》《民法典》以及相關司法解釋中。通常，企業規章制度生效需要符合下列條件：

1、制定主體應適格。

制定者必須具備制定內部規則的法律資格。《勞動法》第四條和《勞動合同法》第四條均明確規定用人單位應當依法建立和完善勞動規章制度。從法律規定可知企業規章制度的制定主體應當是企業，而不是某個部門或股東（大）會、董事會、法定代表人或總經理等。實踐中，即使是由某個部門具體負責制度的起草工作，最后也應以企業的名義發布，這樣才能確保制度的權威性和可執行性。

2、制度內容應合法。

企業規章制度的內容必須合法，同法律相抵觸的部分無效。《勞動法》第四條和《勞動合同法》第四條只規定用人單位要“依法”制定規章制度，但并沒有對“法”的范圍作出具體的規定。根據《最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律問題的解釋（一）》第五十條規定，用人單位的規章制度不得違反政策的規定。“依法”應作廣義的理解，即用人單位的規章制度要遵守法律、法規、規章、政策以及國家技術標準等規定。但并不意味著規章制度一旦違反上述廣義的“法”，就必然引起一定的法律后果，只有嚴重到違反法律和法規，才會引起勞動行政部門介入，責令改正，給予警告等不利法律后果。

3、規章制度內容應合理。

企業規章制度不但要合法，還得合理，如果超出了合理的范圍，也可能被認定為無效。雖然法律并沒有明確規定制度的內容必須合理，但在司法實踐中，發生勞動爭議時裁判機關有自主裁量權，那些明顯違背常理或者過分苛刻的制度一般得不到司法裁判機關的認可。

實踐中，至于合理的認定標準法律并沒有明確的規定，也無法作出統一的標準，是否合理主要屬于司法自由裁量的范疇，需根據具體情況具體認定。對此，應當依據公平原則以及是否符合正常人一般性的評判標準，同時考慮企業的類型、規模、工作崗位的特點、勞動者行為的性質以及違反規章制度的次數、違反規章制度給企業造成的損失等因素綜合評判規章制度是否合理。

規章制度制定的程序要求

1、規章制度制定的程序要求。

規章制度的制定需要經過法定的民主程序，如果企業的制度實體內容合法、合理，但沒有經過法定的民主程序作出，也屬于違法。根據《勞動合同法》第四條規定，規章制度制定的民主程序分兩步。第一步是討論程序，即規章制度應當經職工代表大會或全體職工討論，提出方案和意見；第二步是協商程序，即用人單位與工會或職工代表平等協商確定規章制度內容。通常，企業建立工會的，與工會協商；沒有建立工會的，與職工代表協商。

2、需要經過民主程序的規章制度范圍。

根據《勞動合同法》第四條規定，“直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項”需要經過民主程序，其中包括“勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等”，其他的規章制度制定屬于企業經營自主權的范疇。對于需要經過民主程序的規章制度的范圍不能任意擴大，以免侵犯企業的經營自主權。

3、規章制度的制定缺少民主程序時的效力認定。

隨著企業職工代表大會制度、工會制度等職工民主管理制度的發展，對于規章制度制定的民主程序要素的審查越來越嚴格。《勞動合同法》實施后，企業制定規章制度時未經民主程序的，一般應認定為無效。對于直接涉及勞動者切身利益的規章制度未經民主程序即生效實施，仲裁或訴訟時無法提供經過民主程序的證據的案件，很可能在因勞動者嚴重違紀、嚴重違反規章制度等為由與勞動者解除勞動合同的案件中敗訴。

4、履行民主程序證據的保存。

在勞動爭議案件中，由用人單位承擔規章制度制定經過民主程序的舉證責任，即企業要提供證據證明規章制度的制定經過了討論程序和協商程序。因此，企業應當注意收集并保存選舉職工代表的證據；在召開會議前，應制作簽到表；召開會議時，應制作會議記錄，并形成會議紀要，要求與會職工代表簽字并摁手印予以確認，以防出現舉證不能的法律風險。

證明企業履行民主程序最重要的證據是職工代表大會的會議紀要，因此，企業職工代表大會的會議紀要一定要有：“職工代表大會依法成立，依法選舉了職工代表，并依法召開了職工代表大會，企業提出規章制度的草案經職工代表大會討論，職工代表提出方案和意見，最終企業在與職工代表平等協商確定的基礎上通過了企業規章制度。”等類似的表述，確保規章制度的制定符合法律要求的民主程序。

5、向勞動者公示。

遵照執行的前提是知曉制度的內容，因此公示是制度生效的必要條件之一。司法實踐中，對制度公示方式的審查比較嚴格，若沒有勞動者簽字確認的已經收到或知悉規章制度內容等能夠直接證明用人單位已經履行規章制度的公示程序的證據，勞動仲裁機構、法院很難認可用人單位已經向勞動者履行了公示義務。

國家層面的法律、法規沒有規定規章制度公示的具體方式，可參照某些地方性法規規定予以確定。用人單位可以通過公告欄、書面文本、電子郵件、本單位網站等便于勞動者知曉的方式公示其規章制度。實踐中，關于規章制度公示的方式常見的有公告欄張貼、電子郵件通知、企業網站公布、規章制度培訓和測試、規章制度傳閱、員工手冊發放等，企業規章制度可以作為勞動合同的有效組成部分，讓其與勞動合同具有相同的法律效力。

企業采用何種公示方式，可以根據其具體情況進行確定，可多種公示方式結合使用.從規避企業舉證不能的風險考慮，無論企業采用何種公示方式，都應保留勞動者簽字確認的收到或知悉企業規章制度內容并保證遵照執行的書面證據。

6、備案審查程序。

目前備案審查程序尚存在爭議，法律尚未對備案審查程序有完整規定，實踐中也很少有企業將規章制度送到勞動部門進行登記備案，未經勞動部門登記備案的規章制度也不必然沒有法律效力。但是，企業為了防范法律風險，也可以去做備案登記。經過備案審查的勞動規章制度，在勞動糾紛中可以更容易被法官作為證據采納，降低企業的敗訴風險。

規章制度的修改

企業的規章制度需要根據現行法律的規定及自身需要不斷進行修改，因此，企業需要持續對現行實施的規章制度進行審查，以便確定是否需要修改或補充相關內容。

規章制度的修改按照啟動主體不同具體分為兩種情形。

1、企業提出修改。企業根據實際需要啟動規章制度的修改，規章制度的修改程序與規章制度的制定程序一樣，需要嚴格遵守規章制度的生效要件。

2、工會或勞動者提出修改。根據《勞動合同法》第四條規定，“在規章制度和重大事項決定實施過程中，工會或者職工認為不適當的，有權向用人單位提出，通過協商予以修改完善。”這里所謂的“工會或者職工認為不適當”，實踐中主要指規章制度的實體內容不合法或不合理的情形，這時如果工會或職工提出修改，用人單位需要予以修改，否則勞動行政部門在接到投訴、舉報后，也會責令用人單位予以改正。如果用人單位制定的規章制度完全符合規章制度生效的全部要件，工會或勞動者認為需要予以修改的，一般不會啟動修改程序。

規章制度缺少生效要件的法律后果

企業制定的規章制度缺少生效要件即為無效的規章制度，不能產生法律約束力。對企業而言，如果規章制度無效，自然不能作為勞動爭議案件處理的依據，還可能讓企業承擔以下不利的法律后果。

1、行政責任。根據《勞動合同法》第八十條規定，用人單位直接涉及勞動者切身利益的規章制度違反法律、法規規定的，由勞動部門責令改正，給予警告。根據《勞動保障監察條例》第三十條規定，用人單位經勞動保障行政部門責令改正拒不改正，可處以2000元以上2萬元以下的罰款。

2、民事賠償責任。根據《勞動合同法》第八十條規定，用人單位直接涉及勞動者切身利益的規章制度違反法律、法規規定的，給勞動者造成損害的，應當承擔賠償責任。這里的賠償責任既包括物質賠償責任，也包括精神損害賠償責任。如果用人單位制定的規章制度侵犯了勞動者的人格權利，包括身體權、健康權、人格尊嚴等，對于這些侵權行為，勞動者可以依法主張精神損害賠償。

3、勞動者可以隨時解除勞動合同并要求經濟補償金。根據《勞動合同法》第三十八條規定，用人單位的規章制度違反法律、行政法規規定，損害勞動者權益的，勞動者可以隨時通知用人單位解除勞動合同，并且根據《勞動合同法》第四十六條規定，勞動者依照本法第三十八條解除勞動的有權要求用人單位支付經濟補償金。用人單位的規章制度違反法律、行政法規規定，損害勞動者權益的，屬于因用人單位過錯，勞動者可以即時解除勞動合同的情形，同時可以要求用人單位支付經濟補償金。

需要注意的其他事項

1、企業不得濫用單方懲戒權。

企業可能會在規章制度中制定一些懲罰性的措施，如果員工違反了規章制度規定會有相應的經濟或者其他處罰措施，法律允許企業在合法的前提下行使一定的用工自主權，對勞動者行使一定的懲戒權。但企業行使懲戒權必須以符合法律規定為前提，企業濫用單方懲戒權侵害勞動者權利，一旦發生爭議，企業可能會因違法行使懲戒權在勞動關系糾紛中承擔不利后果。

2、注意規章制度的調整范圍。

企業規章制度調整的范圍只能是企業生產經營中的相關行為，而規章制度中的條款不應該也不能涉及勞動者的個人生活領域。《勞動合同法》盡管規定了勞動者的如實告知義務，但告知的內容限定為與履行合同直接相關的事項，勞動者在生產經營活動以外的行為不應受到企業的無端限制，不允許對于勞動者的個人生活領域做強制性的規定，比如女員工入職×年內不能懷孕等，更不得因個人生活對勞動者進行懲罰。實踐中，對于過度要求勞動者履行“如實告知義務”范圍以外的義務，如宗教信仰、住房、婚姻、生育等情況，已經超越了建立勞動關系的基本要素需求，因此不屬于規章制度的規制范圍。